Centralino on premise o cloud: i criteri che decidono davvero

Non è una scelta fra vecchio e nuovo

La domanda arriva quasi sempre in questa forma: conviene ancora tenere il centralino in azienda o è meglio passare al cloud? Posta così non ha una risposta, perché mette a confronto due epoche invece di due architetture. Oggi esistono centralini in sede moderni, aggiornati e pienamente integrati con Microsoft Teams, e servizi in cloud che a un’azienda con vincoli precisi vanno stretti.

La scelta si fa su altro: su cosa succede quando cade la connettività, su dove finiscono i dati delle conversazioni, su quali apparati non telefonici devono continuare a funzionare, su chi mette le mani sul sistema quando qualcosa si rompe e su quanto costa cambiare idea fra tre anni.

Questa guida non parla di prezzi. Il confronto economico, con il metodo per rendere confrontabili offerte costruite in modo diverso, è nella guida su quanto costa un centralino cloud. Qui si decide su tutto il resto.

Le tre architetture che si incontrano davvero

Nella pratica le soluzioni non sono due ma tre, e la terza è la più diffusa nelle aziende con più di venti persone.

Architettura	Dove gira il sistema	Chi la sceglie tipicamente
In sede (on premise)	Un server fisico o una macchina virtuale dentro l’azienda, collegato a uno o più trunk SIP	Chi ha molti apparati non telefonici, vincoli sui dati o una sede sola con impianto esteso
In cloud	Una piattaforma del fornitore, raggiunta via internet; in azienda restano solo telefoni e app	Aziende con più sedi piccole, molto lavoro da remoto e poche integrazioni locali
Ibrida	Il sistema principale in cloud oppure Microsoft Teams, con un apparato in sede che tiene la linea e gli apparati analogici	Chi vuole le funzioni del cloud senza rinunciare alla continuità e al parco esistente

La forma ibrida merita attenzione perché spesso non viene proposta. Un Session Border Controller o un gateway in sede permette di avere gli utenti su una piattaforma in cloud e insieme di mantenere attestati sul posto fax, citofoni, telefono dell’ascensore e basi DECT.

Cosa succede quando cade la connettività

È la domanda che separa le due scelte più di ogni altra, e va posta prima di firmare, non dopo il primo guasto.

Con il centralino in sede

Se cade la linea internet, le chiamate interne continuano a funzionare, perché restano dentro la rete aziendale. Verso l’esterno si esce solo se esiste una via alternativa. La più solida è una connettività di riserva fornita dallo stesso operatore che eroga il trunk SIP, per esempio fibra con ponte radio o accesso mobile di scorta, dove il passaggio è gestito lato operatore e l’attestazione del trunk non cambia: la linea telefonica resta attiva senza riconfigurare nulla in azienda. È la domanda da porre per iscritto, perché una seconda connettività comprata da un fornitore diverso protegge la navigazione ma non garantisce da sola la continuità del trunk. Se cade il server, invece, si ferma tutto: la ridondanza va progettata, non è compresa.

Con il centralino in cloud

Se cade la connettività si ferma tutto, comprese le chiamate fra due colleghi seduti nella stessa stanza. I ripieghi sono tre e vanno decisi prima. Il primo è l’app della piattaforma sullo smartphone, che continua a lavorare sulla rete mobile e mantiene l’interno anche quando l’ufficio è isolato. La seconda strada è la convergenza fisso-mobile, dove il numero aziendale vive sulla SIM e la caduta della linea dati non lo tocca. Resta poi la deviazione automatica sui cellulari attivata lato piattaforma, che serve a non perdere le chiamate in arrivo più che a lavorare come prima. Una seconda connettività di riserva, anche mobile, smette comunque di essere un lusso.

Con Microsoft Teams e Direct Routing

Esiste una continuità locale, il Survivable Branch Appliance, ma va conosciuta nei suoi limiti. Microsoft distribuisce il componente ai produttori di SBC certificati, che lo integrano nel firmware o lo forniscono come macchina virtuale, e richiede la configurazione in media bypass. Durante l’interruzione restano le chiamate di base verso e dalla rete telefonica, con messa in attesa e ripresa. Non funzionano le code, il centralinista automatico e la casella vocale, che vivono nel cloud. Il supporto riguarda i client desktop, non tutti i dispositivi, e la chiamata di emergenza con localizzazione dinamica non è supportata.

Dove stanno i dati e chi li conserva

Un centralino tratta dati personali anche senza registrare nulla: chi ha chiamato chi, quando e per quanto tempo. Dove ci sono registrazioni e trascrizioni il tema cresce, e cambia a seconda di dove gira il sistema.

Con il sistema in sede i dati restano su un server dell’azienda, che ne è responsabile per intero: backup, cifratura del disco, controllo degli accessi agli archivi e cancellazione alla scadenza sono lavoro interno. Con il cloud i dati stanno sull’infrastruttura del fornitore, e le domande da fare sono tre: in quale paese vengono elaborati e conservati, per quanto tempo, e chi altro può accedervi lungo la catena dei subfornitori. La risposta va messa nel contratto, non nella presentazione commerciale. Registrazioni, trascrizioni e riassunti automatici sono tipici delle piattaforme con funzioni di centralino con intelligenza artificiale: più funzioni, più dati da governare.

In entrambi i casi valgono l’articolo 32 del GDPR sulle misure tecniche adeguate e, per chi rientra nel perimetro della NIS2, l’articolo 24 del D.Lgs. 138/2024, che chiede fra le misure di gestione del rischio anche il trattamento della catena di fornitura ICT.

Gli apparati che non sono telefoni

È la voce che fa cambiare idea più spesso, e quasi mai compare nel confronto iniziale. In una sede reale, oltre ai telefoni, sono attestati sull’impianto:

• fax, ancora vivo in ambito sanitario e legale;
• terminali POS di vecchia generazione;
• citofoni e apriporta;
• combinatori telefonici degli allarmi;
• telefono di emergenza dell’ascensore, che deve funzionare per norma;
• basi e portatili DECT di reparto o di magazzino.

Nessuno di questi parla con una piattaforma in cloud da solo. Servono gateway con porte analogiche o ISDN, oppure apparati che espongono l’interfaccia giusta. La domanda operativa non è se si possano collegare, ma quanti sono e quanto costa portarli: il censimento va fatto prima del preventivo, come nel percorso descritto nella guida al gateway VoIP-ISDN.

Il perimetro telefonico e chi lo presidia

Un centralino esposto su internet è un bersaglio, e le frodi verso numerazioni internazionali a tariffa maggiorata sono la conseguenza più comune. Cambia però chi se ne occupa.

Con il sistema in cloud il perimetro è del fornitore, che aggiorna la piattaforma e applica i propri controlli; all’azienda restano le password degli interni e le regole su chi può chiamare cosa. Con il sistema in sede il perimetro è dell’azienda: aggiornamenti, regole del firewall, limiti di chiamata e monitoraggio. È lavoro qualificato, e va assegnato a qualcuno per nome, altrimenti non lo fa nessuno. I criteri di configurazione sono nella guida alla configurazione sicura di un SBC.

Chi fa manutenzione e con che tempi

La differenza pratica si vede il giorno del guasto. Con il cloud l’azienda apre un ticket e aspetta: i tempi sono quelli del contratto di servizio, e non sono negoziabili sul momento. Con il sistema in sede interviene chi lo ha installato, e i tempi dipendono dal contratto di assistenza e dalla disponibilità dei ricambi.

Le domande da fare sono le stesse in entrambi i casi. Quanto tempo passa fra la segnalazione e la presa in carico, chi risponde fuori orario, cosa succede se si guasta l’apparato in sede, se esiste una configurazione di riserva e ogni quanto viene salvata. Un contratto senza tempi scritti vale quanto una promessa a voce.

Reversibilità: quanto costa cambiare idea

È il criterio che nessuno considera al primo acquisto e che pesa al secondo. Uscire da una piattaforma in cloud significa portare via i numeri, che sono dell’azienda e si spostano con la portabilità, ma anche le registrazioni, i tabulati e le configurazioni, che spesso sono in formati proprietari. Uscire da un sistema in sede significa smaltire hardware e verificare se i telefoni sono riutilizzabili altrove, cosa vera per gli apparati standard e falsa per quelli proprietari.

Tre domande da fare prima di firmare: i numeri sono intestati all’azienda o al fornitore, come si esportano registrazioni e tabulati alla fine del contratto, quanto dura il vincolo minimo. Le risposte cambiano il valore di un’offerta più di molte funzioni.

Profili aziendali, con verdetto

Situazione	Scelta più sensata	Perché
Ufficio con una sede, molto lavoro da remoto, pochi apparati analogici	Cloud	Nessuna infrastruttura da mantenere e mobilità nativa
Azienda manifatturiera con reparto, DECT esteso, citofoni e ascensore	Ibrida	Le funzioni moderne senza abbandonare gli apparati attestati in sede
Più sedi piccole e commerciali sempre fuori	Cloud	Un unico sistema per tutti, senza un impianto per sede
Studio o struttura sanitaria con registrazioni e vincoli sui dati	In sede o ibrida	Controllo diretto su dove i dati risiedono e su chi vi accede
Connettività instabile o sede isolata	In sede	Le chiamate interne sopravvivono all’interruzione
Azienda già dentro Microsoft 365, che vuole telefonare da Teams	Cloud con Direct Routing	Un solo strumento per chat, riunioni e voce, con l’operatore scelto liberamente

Da dove si parte

Dal censimento, non dal preventivo. Quanti interni servono davvero, quante chiamate contemporanee si registrano nell’ora di punta, quali apparati non telefonici sono attestati, quali integrazioni con gestionale o CRM esistono già, quanto regge la connettività e cosa deve succedere se cade. Con questi dati due offerte diverse diventano finalmente confrontabili. In questa fase si decide anche se affidare una parte delle chiamate a un voicebot AI integrato sul centralino: cambia il numero di chiamate contemporanee da reggere e i requisiti verso la piattaforma.

Netframe è un system integrator IT dell’Emilia-Romagna con sede a Modena: progettiamo centralini VoIP in cloud, in sede e ibridi, con Microsoft Teams Direct Routing dove l’azienda lavora già dentro Teams, e seguiamo progetti in tutta Italia. Quando chat, riunioni e telefono devono stare in un unico ambiente, il perimetro è quello della unified communication e collaboration. Le architetture di integrazione a confronto sono nella guida all’integrazione della telefonia aziendale; per la migrazione dalle linee tradizionali c’è la guida allo switch off ISDN.

Domande frequenti

Il centralino in sede è superato?

No, è cambiato: oggi è un server o una macchina virtuale con software aggiornabile, non una centrale a schede. Resta la scelta migliore dove ci sono molti apparati non telefonici attestati, vincoli sul luogo di conservazione dei dati o una connettività su cui non si può contare. Quello che è davvero superato è l’impianto tradizionale a fine supporto, che è un’altra cosa.

Se cade internet con il centralino in cloud, resto senza telefono?

Le chiamate si fermano, comprese quelle interne. Si progetta un ripiego, e le strade sono tre: l’app della piattaforma sullo smartphone, che lavora sulla rete mobile, la convergenza fisso-mobile con il numero aziendale sulla SIM, e la deviazione automatica sui cellulari configurata lato piattaforma. Conviene inoltre chiedere all’operatore se offre una connettività di riserva con passaggio automatico che mantenga attivo anche il trunk SIP. Con Microsoft Teams e Direct Routing esiste una continuità locale sull’SBC, che però copre solo le chiamate di base e non code, centralinista automatico e casella vocale.

Posso tenere fax, citofono e telefono dell’ascensore passando al cloud?

Sì, ma non si collegano da soli: servono gateway con porte analogiche o ISDN installati in sede. È il motivo per cui molte aziende finiscono in architettura ibrida. Il censimento di questi apparati va fatto prima del preventivo, perché ne cambia il conto e a volte la scelta.

Con il cloud dove finiscono le registrazioni delle chiamate?

Sull’infrastruttura del fornitore. Vanno chiesti per iscritto il paese di elaborazione e conservazione, i tempi di conservazione, chi può accedere agli archivi lungo la catena dei subfornitori e come si esportano i dati alla fine del contratto. Sono clausole contrattuali, non dettagli tecnici.

Posso passare al cloud per gradi?

Sì, ed è il percorso più frequente. Si porta prima un reparto pilota sulla piattaforma nuova lasciando il resto sul sistema esistente, con i due mondi collegati da un trunk SIP o da un SBC, e si sposta il resto per ondate. La portabilità dei numeri si fa per ultima, mai prima che il nuovo impianto risponda.

Fonti

• Microsoft Learn, Survivable Branch Appliance (SBA) for Direct Routing, per requisiti e limiti della continuità locale
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articolo 32
• Normattiva, Decreto legislativo 4 settembre 2024, n. 138 (testo vigente), articolo 24
• AGCOM, delibere 348/19/CONS, 114/24/CONS e 123/25/CONS sul piano di dismissione della rete di accesso in rame
• Norma UNI EN 81-28 sul teleallarme per ascensori, citata in forma descrittiva

Fonti verificate il 19 agosto 2026.

Nota di indipendenza: Netframe è un system integrator indipendente e multi-vendor. È certificata 3CX, AudioCodes e Patton; Microsoft e Alcatel-Lucent Enterprise sono technology partner. Gli altri produttori eventualmente citati non hanno rapporti commerciali con Netframe.