Quanto costa un centralino cloud è la domanda con cui inizia ogni progetto di rinnovo della telefonia, e la tentazione di rispondere con una tabella di prezzi è forte. Non la troverai in questa guida, per una ragione semplice: qualunque cifra pubblicata fuori contesto invecchia in fretta e ignora il tuo perimetro, cioè le variabili che determinano davvero la spesa. Quello che non invecchia è la struttura dei costi. Qui trovi la mappa completa: la differenza tra OPEX e CAPEX, le voci ricorrenti su cui concentrare l’attenzione, il peso reale della manutenzione, un metodo per prevedere la spesa su 3-5 anni e il nuovo capitolo dei costi a consumo dell’intelligenza artificiale. Con questa mappa, qualunque preventivo diventa leggibile.

OPEX e CAPEX: i due modelli di spesa della telefonia

CAPEX (capital expenditure) è la spesa in conto capitale: l’investimento iniziale in hardware, licenze e installazione, che entra a bilancio come immobilizzazione e si ammortizza negli anni. OPEX (operational expenditure) è la spesa operativa: il canone ricorrente che si paga finché si usa il servizio. Il centralino on-premise tradizionale è il modello CAPEX per eccellenza: si acquistano centrale, telefoni e licenze, e poi si mantiene l’impianto. Il centralino cloud è quasi puro OPEX: nessun investimento iniziale rilevante, tutto dentro il canone. Microsoft Teams Phone segue la stessa logica, con licenze per utente.

Attenzione però a due semplificazioni. La prima: anche l’on-premise moderno non è più CAPEX puro, perché licenze a sottoscrizione, contratti di aggiornamento e manutenzione sono voci ricorrenti a tutti gli effetti. La seconda: il trattamento contabile e fiscale dei due modelli è diverso (ammortamento da una parte, costo d’esercizio dall’altra) e va valutato con chi segue i conti dell’azienda, perché può spostare la convenienza al di là del confronto tra le cifre.

Aspetto	On-premise (CAPEX + OPEX)	Cloud (OPEX)
Investimento iniziale	Elevato: centrale, licenze, installazione	Ridotto: attivazione e configurazione
Spesa ricorrente	Manutenzione, assistenza, licenze annuali, energia	Canone per interno, traffico, moduli attivati
Aggiornamenti	A carico dell’azienda, spesso a pagamento	Inclusi nella piattaforma
Scalabilità	A gradini: schede, licenze, hardware	Continua: si aggiungono o tolgono interni
Fine vita	Sostituzione dell’impianto, rischio fine supporto	Nessun hardware da dismettere, salvo i telefoni
Prevedibilità	Picchi di spesa concentrati	Spesa costante e pianificabile

I costi ricorrenti: dove stare attenti

Davanti a un preventivo l’occhio va sull’una tantum, perché è la cifra più grossa. Ma sull’orizzonte del contratto è la colonna dei ricorrenti a decidere il costo totale. Le voci da esaminare una per una sono queste: il canone per interno o per utente, con il suo perimetro esatto (cosa include e cosa è modulo aggiuntivo); il traffico, flat o a consumo, da simulare sui tabulati reali degli ultimi dodici mesi e non sulle stime; le numerazioni e i GNR; i moduli attivati, come registrazione delle chiamate, statistiche, funzioni AI e connettori verso il CRM, che spostano il progetto verso l’integrazione della telefonia aziendale; l’assistenza, con i suoi livelli di servizio; la connettività, se serve una linea dedicata o un backup. Nel modello on-premise si aggiungono manutenzione, licenze annuali, aggiornamenti, energia e spazio. La regola pratica che consigliamo: ogni voce “al mese” va moltiplicata per la durata reale del contratto, per esempio per 60 su cinque anni, prima di giudicarla piccola.

La manutenzione: il costo che si dimentica

Nell’on-premise la manutenzione è una voce strutturale: contratto annuo, ricambi, interventi, competenze da mantenere. E c’è un rischio che nei preventivi non compare mai: la fine del supporto del vendor. Un impianto fuori supporto non costa zero, è un rischio a bilancio fatto di vulnerabilità non corrette, ricambi introvabili e tecnici sempre più rari, come raccontiamo nella guida alla sostituzione del centralino Panasonic o Selta. Nel cloud la manutenzione della piattaforma è inclusa nel canone, ma il perimetro va letto riga per riga: cosa coprono gli SLA e in quali orari, chi interviene sulla rete locale (quasi sempre esclusa), come sono gestiti guasti e sostituzioni dei telefoni fisici, a quali condizioni avvengono gli interventi on-site.

Come prevedere i costi: il metodo del TCO

1. Fissa l’orizzonte: 3-5 anni, la vita utile realistica della scelta.
2. Censisci il perimetro: interni reali e simultaneità delle chiamate, sedi, dispositivi ancora analogici come fax, POS e allarmi (li abbiamo censiti nella guida allo switch off dell’ISDN e delle linee analogiche), stato della rete locale (porte PoE, VLAN voce, QoS) e l’eventuale SBC, necessario con Microsoft Teams Direct Routing o come punto di sicurezza sul SIP, come spieghiamo nella guida alla configurazione sicura dell’SBC.
3. Metti in colonna, per ogni offerta, una tantum e ricorrenti sulle stesse voci: solo così i preventivi diventano confrontabili.
4. Simula il traffico sui tabulati degli ultimi dodici mesi, non su una stima a sensazione.
5. Aggiungi i costi di transizione: portabilità dei numeri, gestione a doppio binario, formazione degli utenti.
6. Aggiungi i costi di uscita: durata dei vincoli, esportabilità di numeri e configurazioni, disattivazione.

Il numero che esce da questo esercizio è il TCO, il costo totale di possesso: l’unica grandezza su cui ha senso confrontare offerte costruite in modo diverso.

Quando conviene l’OPEX e quando il CAPEX

Il modello OPEX del cloud conviene quando l’organico cresce, cala o è stagionale, quando ci sono più sedi e lavoro ibrido, quando non esiste un presidio IT dedicato alla telefonia, quando si preferisce una spesa costante senza immobilizzazioni o quando serve partire in fretta. Il modello CAPEX conserva senso quando l’organico è grande e stabile su una sede, quando ci sono integrazioni locali profonde e requisiti di continuità anche senza connettività, o quando esistono infrastrutture recenti da valorizzare, per esempio un impianto DECT in buono stato. E le vie di mezzo esistono: si può far convivere Microsoft Teams con il centralino esistente e spostare la spesa per gradi. Nessuna delle due risposte è ideologica: al confronto completo tra centralino on-premise e cloud dedicheremo una guida specifica. Qui il punto è economico: scegliere il modello di spesa coerente con la vita reale dell’azienda nei prossimi anni.

L’AI nel centralino: il costo si misura in token

Le funzioni di intelligenza artificiale (voicebot che rispondono alle chiamate, trascrizione e riassunto delle conversazioni, analisi del parlato) introducono un modello di costo nuovo per la telefonia: il consumo. I modelli linguistici misurano il lavoro in token, le unità di testo elaborate: ogni minuto di conversazione con un voicebot diventa audio trascritto, testo elaborato dal modello e risposta sintetizzata in voce, e ogni passaggio consuma. Il risultato per il budget è un costo variabile che scala con i volumi: cento chiamate al mese e mille chiamate al mese sono due bilanci diversi, a parità di modulo attivato.

I modelli di fatturazione che si incontrano sono quattro: al minuto di conversazione gestita, a token, a chiamata, oppure canoni flat con soglie. Prima di attivare un modulo AI le domande da fare al fornitore sono altrettante: come viene fatturato il consumo, esiste un tetto di spesa o un sistema di alert, cosa succede nei picchi, i costi del modello linguistico sono inclusi nel canone o ribaltati a consuntivo. Per il perimetro completo di questi progetti rimandiamo alla pagina dedicata ai voicebot AI per aziende: qui il punto è che l’AI va trattata come una voce di budget a sé, con i suoi volumi stimati, non come una casella da spuntare nel preventivo.

Le domande da fare prima di firmare

1. Cosa include esattamente il canone per interno e quali funzioni sono moduli a pagamento?
2. Il traffico è flat o a consumo, e cosa resta escluso (internazionali, numerazioni speciali)?
3. Quanto vale la colonna dei ricorrenti moltiplicata per l’intera durata del contratto?
4. La manutenzione cosa copre, con quali SLA e in quali orari?
5. Chi risponde della rete locale e degli interventi on-site, e a quali condizioni?
6. Come viene gestita la portabilità dei numeri e chi coordina la transizione a doppio binario?
7. Quali sono i costi e i vincoli di uscita: durata, esportabilità di numeri e configurazioni, disattivazione?
8. Le funzioni AI come vengono fatturate, e con quali tetti di spesa?

Domande frequenti sul costo del centralino cloud

Quanto costa un centralino cloud?

Dipende da tre variabili: numero di interni, traffico e moduli attivati. Il canone si paga per interno o per utente, il traffico è flat o a consumo, e le funzioni avanzate si aggiungono come moduli. Il modo corretto di rispondere non è una cifra al mese ma il TCO: la somma di tutte le voci, una tantum e ricorrenti, su un orizzonte di 3-5 anni. È quel numero che rende confrontabili offerte costruite in modo diverso.

Che differenza c’è tra OPEX e CAPEX nella telefonia aziendale?

CAPEX è la spesa in conto capitale: l’investimento iniziale in hardware e licenze, tipico del centralino on-premise, che si ammortizza negli anni. OPEX è la spesa operativa ricorrente: il canone del centralino cloud o delle licenze a sottoscrizione. Il cloud è quasi puro OPEX; l’on-premise è CAPEX più una quota OPEX di manutenzione, assistenza e aggiornamenti che viene spesso sottovalutata.

Quali sono i costi ricorrenti di un centralino cloud?

Il canone per interno o per utente, il traffico telefonico, le numerazioni, i moduli attivati (registrazione delle chiamate, statistiche, connettori CRM, funzioni AI), l’assistenza e l’eventuale connettività dedicata. La regola pratica è moltiplicare ogni voce mensile per l’intera durata del contratto prima di giudicarla piccola: è la colonna dei ricorrenti, non l’una tantum, a decidere il costo totale.

Che differenza c’è tra centralino cloud e UCaaS?

Il centralino cloud sposta il PBX nel data center del fornitore e gestisce le funzioni telefoniche: chiamate, code, IVR, segreteria. UCaaS (Unified Communications as a Service) è l’evoluzione della stessa idea: alla voce aggiunge chat, videoconferenza, presenza e condivisione documenti in un’unica piattaforma. Molte offerte moderne sono di fatto UCaaS, con canoni per interno leggermente più alti a fronte di strumenti di collaborazione inclusi.

Come si prevedono i costi dell’AI in un centralino?

Le funzioni AI si pagano a consumo: al minuto di conversazione, a token elaborato dal modello linguistico, a chiamata gestita o con canoni flat a soglie. Per prevedere la spesa servono i volumi: quante chiamate al mese, di quale durata, con quale quota gestita dall’AI. Prima di attivare un modulo AI vanno chiesti al fornitore il modello di fatturazione, l’esistenza di un tetto di spesa e il comportamento nei picchi.

Un centralino cloud costa meno di un centralino on-premise?

Nel breve periodo quasi sempre sì, perché elimina l’investimento iniziale. Sull’orizzonte di 3-5 anni la risposta dipende da organico, traffico, sedi e integrazioni: l’unico confronto corretto è tra TCO completi, mettendo nell’on-premise anche manutenzione, aggiornamenti e rischio di fine supporto, e nel cloud la somma di tutti i canoni e dei moduli attivati per l’intera durata.

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