Cos’è una sala riunioni dinamica? È un ambiente progettato per cambiare configurazione in base all’uso: un’unica sala plenaria che si divide in due sale indipendenti (o viceversa), con video, audio e controllo che si riconfigurano da un touchpanel in pochi secondi, senza tecnici e senza spostare un cavo. In questo case study raccontiamo come Netframe ha progettato una sala dinamica reale: un auditorium da circa 150 posti trasformabile in due aule autonome.

La sfida: un solo ambiente, tre modi di usarlo

Il cliente, una realtà del Nord Italia che per riservatezza non nominiamo, disponeva di un grande spazio di circa 170 m² destinato a diventare l’auditorium aziendale. L’esigenza però non era una sala sola: servivano una plenaria per eventi e town hall, due aule separate per corsi e riunioni in parallelo, e la possibilità di passare da una modalità all’altra più volte nella stessa giornata, senza personale tecnico dedicato.

La risposta tradizionale sarebbe stata scegliere: o una sala grande, o due piccole. La risposta progettuale è stata una sala riunioni dinamica: un unico sistema audio-video che supporta tre scenari operativi distinti, richiamabili con un tocco.

I tre scenari operativi

1. Plenaria unificata: Sala 1 e Sala 2 lavorano come un ambiente unico. Lo stesso video viene proiettato sui due monitor 98″ a parete e su un terzo monitor da 65″ su carrello a metà sala, in mirror; l’audio è distribuito uniformemente su tutti i 12 diffusori a soffitto. Il relatore opera da un desk mobile al centro, con microfoni a collo di cigno, radiomicrofoni palmari e lavalier wireless.
2. Sala singola: si utilizza solo una delle due sale, con il proprio monitor 98″ e l’audio attivo sui soli 6 diffusori di quell’area. L’altra metà resta libera.
3. Due sale indipendenti in contemporanea: Sala 1 e Sala 2 ospitano eventi diversi nello stesso momento, ciascuna con flusso video autonomo, audio indipendente e il proprio sistema di condivisione wireless.

In ogni scenario la condivisione dei contenuti avviene senza cavi tramite Barco ClickShare, con in più un ingresso HDMI a pozzetto per il collegamento tradizionale.

L’architettura tecnica

Distribuzione video

Il cuore della commutazione video è una coppia di switcher di presentazione Extron IN1608 xi, con estensori DTP HDMI 4K per portare i segnali dai pozzetti e dai ClickShare fino ai monitor, su lunghe tratte e senza degrado. È questa matrice a decidere, scenario per scenario, quale sorgente arriva a quale display.

Audio su rete: il protocollo Dante

La parte audio è gestita da un DSP Extron DMP 64 Plus con cancellazione dell’eco (AEC) e connettività Dante: il protocollo che trasporta l’audio digitale multicanale su normale rete Ethernet. Microfoni, DSP e amplificazione dialogano via rete, e la separazione tra le zone audio delle due sale è una configurazione logica, non un ricablaggio fisico. Dodici diffusori da soffitto JBL, pilotati da un finale dedicato, garantiscono copertura uniforme; il parco microfonico wireless AKG (palmari, lavalier e collo di cigno da podio) copre relatori e interventi dal pubblico.

Regia one-touch

Tutto il sistema è orchestrato da un processore di controllo Extron IPCP Pro e da un touchpanel da 7″ a parete: chi usa la sala sceglie lo scenario da un’interfaccia grafica semplice, e il sistema riconfigura video, audio e sorgenti in automatico. La stessa interfaccia è replicata su tablet, così la regia è anche mobile. Nessuna competenza tecnica richiesta: il cambio di configurazione è un gesto, non un intervento.

Perché serve un system integrator (e non solo un installatore AV)

Il dettaglio che definisce questo progetto è che l’audio viaggia sulla rete dati. Con Dante, la sala riunioni diventa a tutti gli effetti un progetto di networking: VLAN dedicate, qualità del servizio, alimentazione PoE, switch dimensionati correttamente. Se la rete non è progettata bene, l’impianto audio-video ne eredita ogni difetto.

È qui che l’approccio Netframe fa la differenza: lo stesso team che progetta reti aziendali enterprise progetta anche l’infrastruttura AV che ci viaggia sopra. Un solo interlocutore, un’unica responsabilità, zero rimpalli tra “quelli della rete” e “quelli dell’audio-video”.

Il risultato: una sala che segue l’agenda

Oggi l’ambiente si adatta alla giornata, non il contrario: plenaria al mattino, due corsi paralleli al pomeriggio, un evento la sera. La riconfigurazione la fa chi organizza la riunione, direttamente dal touchpanel. È il senso profondo di una sala dinamica: l’investimento in un unico spazio restituisce la flessibilità di tre.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra una sala riunioni dinamica e una tradizionale?

Una sala tradizionale ha una sola configurazione fissa di video, audio e controllo. Una sala dinamica è progettata per più scenari d’uso: gli stessi impianti si riconfigurano automaticamente (sala unica, sale separate, usi in contemporanea) richiamando lo scenario da un touchpanel, senza interventi tecnici.

Serve un tecnico dedicato per cambiare configurazione?

No, ed è proprio l’obiettivo del progetto: gli scenari sono preprogrammati nel sistema di controllo e chiunque organizzi la riunione può selezionarli dal touchpanel a parete o da tablet. L’intervento tecnico resta necessario solo per manutenzione o modifiche agli scenari stessi.

Cos’è il protocollo Dante e perché è importante in una sala divisibile?

Dante è uno standard che trasporta l’audio digitale multicanale sulla normale rete Ethernet. In una sala divisibile è decisivo perché la separazione audio tra le zone diventa una configurazione software e non un ricablaggio: quando la sala si divide, ogni metà ottiene il proprio audio in automatico. Richiede però una rete progettata correttamente, con VLAN e QoS dedicate.

È possibile trasformare una sala esistente in una sala dinamica?

Spesso sì: dipende dalla predisposizione dell’ambiente (parete mobile o divisorio, controsoffitto per i diffusori, vie cavi) e dallo stato dell’infrastruttura di rete. Il punto di partenza è un sopralluogo tecnico che valuta vincoli edilizi, acustica e cablaggio, e definisce gli scenari operativi realmente utili.