Cos’è un centro congressi aziendale? È un insieme di sale conferenza, aule corsi e locali tecnici progettato per ospitare eventi interni ed esterni: convention, formazione, presentazioni di prodotto, incontri internazionali con ospiti di lingue diverse. In questo case study raccontiamo un progetto firmato dal nostro team per il campus di un gruppo industriale del Nord Italia: sette sale, tre auditorium unibili in un unico openspace, una regia audio video centralizzata, streaming e registrazione degli eventi, traduzione simultanea in otto lingue.

Il contesto: sette sale e un requisito di flessibilità totale

Il brief riguardava l’auditorium della nuova sede, concepito come un vero campus congressuale: tre sale conferenza con pareti mobili, due aule corsi anch’esse divisibili, una sala regia e una sala traduttori. I requisiti fissati dal cliente erano precisi:

• sistemi di videoconferenza aperti, in grado di dialogare con clienti e terze parti;
• condivisione wireless delle presentazioni;
• una regia interna per la gestione professionale degli eventi;
• traduzione simultanea multilingua;
• audio e video riconfigurabili in base a come vengono unite le sale;
• infrastruttura pronta per il 4K e predisposta all’8K.

La scelta architetturale che guida tutto il progetto è una: nelle sale non c’è elettronica di sistema. Tutto è centralizzato in regia.

L’architettura: una sola regia per l’intero campus

Il cuore del sistema è un rack da 42 unità che ospita una matrice modulare Extron XTP II CrossPoint 3200: backplane digitale da 50 Gbps, configurabile fino a 32×32, schede ingresso e uscita locali, su CATx schermato e in fibra ottica, sostituibili a caldo, gestione HDCP ed EDID integrata. I segnali raggiungono le sale tramite trasmettitori e ricevitori XTP con alimentazione remota, con placche 4K nelle torrette a pavimento per i relatori.

È questa matrice a rendere possibile la promessa del progetto: unire o separare gli ambienti senza vincoli di prossimità. Le aule corsi, ad esempio, possono ricevere in tempo reale il programma dell’auditorium e funzionare da sale overflow quando la platea supera la capienza.

La supervisione è affidata a un processore di controllo Crestron serie 3 con touch panel da 15 pollici in regia: ogni scenario è un preset che commuta la matrice, richiama la configurazione DSP, accende i proiettori e movimenta gli schermi motorizzati tramite moduli relè. L’operatore lavora su una postazione con sette monitor di anteprima e una regia camere su matrice TVOne CORIO con processori multiwindow, per selezionare e comporre le inquadrature dal vivo.

Anche il metodo di lavoro fa parte del progetto: il rack è stato interamente precablato e collaudato in laboratorio, poi trasferito in cantiere per installazione, collaudo finale e formazione della regia. In totale, circa 70 giornate/uomo.

Le configurazioni: da tre sale indipendenti all’auditorium openspace

Le pareti mobili definiscono gli spazi, i preset di regia definiscono il sistema. Un dettaglio non banale: cambiando configurazione cambia anche l’orientamento della proiezione, e la matrice instrada i segnali di conseguenza.

Configurazione	Diffusori	Telecamere	Proiezione
Sala 1	9 + subwoofer	2	1 proiettore 4K, schermo verso nord
Sala 2	9 + subwoofer	2	fino a 2 proiettori 4K
Sala 3	9 + subwoofer	3	1 proiettore 4K, condivisione wireless
Sale 1 + 2 unite	18 + 2 subwoofer	4	1 proiettore 4K, proiezione ruotata verso ovest
Openspace (1 + 2 + 3)	27 + 3 subwoofer	7	3 proiettori 4K in parallelo
Aule corsi 4 e 5	6	2	4 monitor interattivi touch

I microfoni wireless vengono assegnati dinamicamente dalla regia alla sala che li richiede: la stessa dotazione serve un consiglio di amministrazione al mattino e una convention nel pomeriggio.

Video: proiezione laser 4K, nove telecamere e streaming

La proiezione è affidata a proiettori laser Panasonic PT-RQ13: DLP a 3 chip, 10.000 lumen per restare leggibili anche con le luci di sala accese, ottiche con rapporto 2.4-4.7:1 e installazione su staffe a pantografo (ogni corpo pesa 49 kg, e il fissaggio a controsoffitto va progettato). Gli schermi motorizzati da 300×170 cm scompaiono nel controsoffitto quando la sala lavora in modalità riunione.

La ripresa conta nove telecamere PTZ Panasonic alimentate in PoE+, con inquadrature dedicate al tavolo relatori e alla platea in ogni sala. In regia l’operatore compone il programma: il segnale selezionato alimenta proiezione, registrazione, streaming e videoconferenza.

Registrazione e streaming passano da due processori Extron SMP 352: registrazione a doppia sorgente (relatore più presentazione) e streaming simultaneo a due risoluzioni e bitrate diversi, senza costi di licenza ricorrenti. Ogni evento può essere archiviato e trasmesso in parallelo.

Audio: DSP in cascata, Dante e zone indipendenti

Il mixaggio è gestito da due DSP Extron DMP 128 Plus con cancellazione dell’eco acustico a otto canali e audio networking Dante, collegati tra loro tramite porta di espansione: un’unica piattaforma per tutte le sale, con una zona audio dedicata a ogni ambiente.

L’amplificazione è ibrida. Per gli auditorium, finali multicanale in regia con linee di diffusione a 70/100 V. Per le aule corsi, amplificatori Extron NetPA con protocollo Dante: l’audio raggiunge le aule sulla LAN standard, senza dorsali di potenza dedicate. È uno dei punti in cui il progetto anticipava una pratica oggi consolidata: usare la rete come dorsale audio.

La diffusione conta 33 altoparlanti da controsoffitto certificati per spazi plenum, con dispersione conica a 111 gradi per mantenere l’intelligibilità del parlato anche fuori asse, e 3 subwoofer installati in sospensione sopra la struttura del controsoffitto, con estensione fino a 25 Hz per i contenuti multimediali.

La microfonia mobile è affidata a radiomicrofoni Sennheiser serie evolution wireless: cinque palmari e tre lavalier su banda UHF, con piano delle frequenze coordinato. Le torrette a pavimento offrono due linee audio e un punto matrice per la condivisione video del relatore.

Sistema congressuale e traduzione simultanea in otto lingue

Il tavolo relatori è servito da dieci postazioni congressuali wireless Bosch DICENTIS con touch screen e riconoscimento NFC dei delegati, collegate a un access point dedicato con cifratura WPA2 su 2.4 e 5 GHz: microfoni ad alta direttività, gestione delle richieste di intervento e nessun cavo sul tavolo, che infatti è mobile e si alimenta dalle torrette.

La traduzione simultanea parte dalla sala traduttori, collegata alla regia tramite dorsale in fibra ottica, con due postazioni interprete professionali. Le lingue vengono distribuite in sala a infrarossi: un trasmettitore Integrus a otto canali, tre radiatori IR e 80 ricevitori tascabili con cuffia. La scelta dell’infrarosso non è estetica: il segnale non attraversa le pareti, quindi i contenuti restano riservati alla sala, non servono licenze radio e non nascono interferenze con Wi-Fi e radiomicrofoni. La logistica è parte del progetto: valigie di ricarica per i ricevitori e batterie intercambiabili per le postazioni congressuali.

Videoconferenza: cinque room system Microsoft Teams in regia

Ogni sala dispone del proprio sistema di videoconferenza, ma nessun codec è fisicamente in sala: cinque room system Microsoft Teams su hardware MaxHub, in configurazione senza telecamera integrata, sono installati in regia. Ricevono dalla matrice il video di programma scelto dall’operatore e dal DSP un mix audio dedicato, già trattato con cancellazione dell’eco, e restituiscono l’audio dei partecipanti remoti sulla zona corretta.

Il risultato: ogni sala, o l’intero openspace, partecipa a riunioni Teams in modo indipendente. Gli ospiti esterni si collegano con un invito dal browser, mentre gli endpoint SIP e H.323 tradizionali si integrano tramite gateway di interoperabilità. Per il BYOD in sala è prevista la condivisione wireless Barco ClickShare; nelle aule corsi lavorano quattro monitor interattivi touch da 70 pollici, funzione che oggi realizziamo con i monitor interattivi MaxHub XBoard.

I numeri del progetto

Sale totali	7 (3 sale conferenza, 2 aule corsi, regia, sala traduttori)
Diffusori acustici	33 a controsoffitto + 3 subwoofer
Telecamere PTZ	9
Proiettori laser 4K	4 da 10.000 lumen
Schermi motorizzati	4 da 300×170 cm
Monitor interattivi	4 da 70 pollici
Torrette a pavimento	7
Traduzione simultanea	8 canali lingua, 2 postazioni interprete, 80 ricevitori
Sistemi di videoconferenza	5 room system Microsoft Teams
Cablaggio	oltre 1.400 metri tra CAT6 schermato, coppie XTP, coassiale IR e bus congressuale
Impegno di installazione	circa 70 giornate/uomo, con rack precablato in laboratorio

Trade-off e punti critici di progettazione

Criticità	Rischio	Scelta di progetto
Regia centralizzata	Un guasto ferma tutto il campus	Matrice modulare con schede sostituibili a caldo e alimentazione ridondata sulla regia camere
Sale unite e separate	Eco e ritorni audio al cambio di configurazione	Preset DSP per scenario: AEC e routing cambiano insieme alle pareti, mai a mano durante l’evento
Convivenza radio	Interferenze tra radiomicrofoni UHF, sistema congressuale su 2.4/5 GHz, condivisione wireless e Wi-Fi aziendale	Piano delle frequenze coordinato e distribuzione lingue a infrarossi, fuori dallo spettro radio
Copertura infrarossi	Zone d’ombra per i ricevitori di traduzione	Tre radiatori IR posizionati sulla geometria dell’openspace, con dorsale coassiale dedicata
Distanze e 4K	Degrado del segnale sulle tratte lunghe	Trasporto su CATx schermato e fibra con gestione EDID e HDCP in matrice
Logistica evento	80 ricevitori e 10 postazioni a batteria da gestire	Valigie di ricarica rapida e batterie intercambiabili con procedura pre evento

Domande frequenti

Quando conviene una regia audio video centralizzata?

Quando gli ambienti da gestire sono più di due o tre e devono poter lavorare sia in modo indipendente sia uniti. Centralizzare matrice, DSP, registrazione e videoconferenza in un unico locale tecnico riduce i punti di guasto distribuiti, semplifica la manutenzione e permette di riconfigurare le sale in pochi secondi tramite preset.

Come funziona la traduzione simultanea in un centro congressi aziendale?

Gli interpreti lavorano in postazioni dedicate collegate al sistema congressuale e traducono in tempo reale l’audio di sala. Le lingue vengono distribuite via infrarossi su canali separati: ogni partecipante riceve un ricevitore tascabile con cuffia e seleziona il proprio canale. L’infrarosso garantisce riservatezza, perché il segnale non attraversa le pareti della sala.

Si può integrare Microsoft Teams in un centro congressi con regia centralizzata?

Sì. Nel progetto ogni sala dispone di un room system Microsoft Teams su hardware MaxHub installato in regia: riceve il segnale video di programma dalla matrice e un mix audio dedicato dal DSP, con cancellazione dell’eco. Le sale possono così partecipare a riunioni Teams in modo indipendente, anche quando gli spazi sono uniti.

Progettare un centro congressi aziendale

Un centro congressi aziendale è un progetto di integrazione prima che di prodotti: matrice, DSP, controllo, congressuale, traduzione e videoconferenza devono comportarsi come un sistema unico a ogni cambio di configurazione. È lo stesso approccio che applichiamo, in scala diversa, negli auditorium con regia centralizzata e negli impianti audio video per sale conferenze, e che parte sempre dall’infrastruttura: quando in sala convivono radiomicrofoni, sistemi congressuali wireless e condivisione senza fili, il progetto inizia da un site survey Wi-Fi professionale.

Stai valutando un auditorium, un centro congressi o un sistema di sale riunioni con videoconferenza per la tua azienda? Il nostro team progetta, installa e mette in regia sistemi come questo in Emilia-Romagna e Nord Italia. Scrivici a info@netframe.it o chiama il +39 059 7134794.